L’identification de l’entreprise
Le numéro SIRET, votre référence client.
Ce numéro est délivré par l'INSEE et doit être valide pour traiter votre DADS. Il sert également de référence pour notre Relation Clients, par le biais du SIRET Emetteur.
Tout savoir sur le numéro SIRET
Le numéro SIRET est un identifiant numérique de 14 chiffres composé du SIREN (9 chiffres) et d'un numéro interne de classement de 5 chiffres (NIC) caractérisant l'établissement d'une entreprise en tant qu'unité géographiquement localisée. Il est donc modifié en particulier si l'établissement change d'adresse.
La référence SIRET Emetteur
Vous établissez vous même votre DADS pour votre établissement : c’est votre propre numéro SIRET qui est aussi le SIRET Emetteur.
Votre DADS est effectuée par un autre établissement de votre entreprise ou par un tiers (cabinet comptable, centre de gestion…) : c’est le numéro SIRET de cet établissement ou de ce tiers qui est défini comme SIRET Emetteur.
Vous êtes émetteur de DADS pour le compte d’autres établissements : cabinet comptable, siège social, centre de gestion…) : c’est le numéro SIRET de votre établissement qui sert de SIRET Emetteur et non celui des autres établissements que vous déclarez.
Pour un fichier DADS U, la rubrique S10 G01 00 doit impérativement être renseignée du SIRET Emetteur exact pour permettre un suivi pertinent des déclarations par le Centre TDS.
En cas de doute, n’hésitez pas à contacter votre conseiller TDS
L’identification de vos salariés
Une bonne identification des salariés est essentielle afin de garantir leurs droits sociaux.
Mais pas seulement ...
- Vous gagnez du temps : votre déclaration est traitée plus rapidement.
- Vous réduisez vos coûts de gestion et ceux des organismes partenaires.
Une bonne identification du salarié, c'est :
- la bonne orthographe du nom de naissance
- le respect des zones : nom de naissance et nom marital
- l'ordre des prénoms selon l'état civil
- la date et le lieu de naissance
- le numéro de sécurité sociale ou NIR ( Numéro d'inscription au Répertoire)
L’adresse du salarié nous est également nécessaire en cas de problème sur l’identification
Vous ne connaissez pas le NIR complet de votre salarié :
C'est au moment de l'embauche que vous devez obtenir de votre salarié les informations relatives à son identification. S'il ne possède pas de numéro de sécurité sociale, vous devez remplir le cadre D de la Déclaration Unique d'Embauche (DUE).
En cas de difficulté, nous vous proposons de pré-identifier vos salariés
Tout savoir sur le NIR
L'INSEE gère le répertoire national d'identification des personnes physiques (RNIPP) depuis 1946.
Le numéro d'inscription au répertoire (NIR) est l'identifiant unique des individus inscrits au RNIPP.
Les éléments constitutifs du NIR sont définis de la manière suivante :
rang 1
le sexe (1 pour les hommes et 2 pour les femmes) -> n’utilisez jamais les codes 8 ou 9 attribués par les Caisses Primaires pour leur propre gestion.
rangs 2 et 3
les deux derniers chiffres de l'année de naissance;
rangs 4 et 5
les deux chiffres du mois de naissance (de 01 à 12) ; en cas de mois de naissance inconnu, d'autres codes spécifiques sont attribués (20,30 …).
rangs 6 à 10
le lieu de naissance : il s'appuie sur le code officiel géographique de l'INSEE.
Personnes nées en métropole : les deux chiffres du département suivis des trois chiffres du code commune. Pour la Corse, la numérotation 2A, 2B a pris effet en 1976.
Personnes nées dans les DOM : les trois chiffres du département suivi des 2 chiffres de la commune.
Personnes nées à l'étranger : le code 99 suivi des trois chiffres désignant le pays.
Au cas où le nombre de naissances dépasse 999 pour une commune et un mois donné, un "code commune extension" est utilisé pour garantir l'unicité du NIR.
rangs 11 à 13
numéro d'ordre (non significatif)
Contraintes juridiques
L'utilisation du NIR dans les applications informatiques est soumise à de fortes contraintes juridiques, dont (la liste n'étant pas exhaustive) :
La loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés encadre, dans les articles 25 et 27, l'utilisation du NIR. L'utilisation du NIR sans autorisation peut être sanctionnée pénalement d'une peine de 5 ans d'emprisonnement et 300 000 euros d'amende. Pour plus d'informations, on pourra consulter cette description du Répertoire national d'identification des personnes physiques.
Le décret n° 82-103 du 22 janvier 1982 modifié précise les modalités de constitution par l'INSEE du RNIPP et du NIR et leurs conditions d'utilisation.
Le décret n° 85-420 du 3 avril 1985 donne la liste des organismes liés à la sécurité sociale et aux caisses de retraite pouvant utiliser le NIR et dans quelles conditions.
Le décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 autorise employeurs publics et privés "à utiliser le NIR dans les traitements automatisés de données relatives à la paie et à la gestion de leur personnel pour la réalisation d'opérations résultant de dispositions légales ou réglementaires et de conventions collectives concernant les déclarations, les calculs de cotisations et de versements destinés aux organismes mentionnés à l'article 1er du décret du 3 avril 1985 susvisé".
